REQUISITOS PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Se define en un sentido general como el procedimienro habitual en instituciones públicas y privadas, sujeto a una planeación ordenada y rigurosa, que consiste en el traslado de documento en una fase de archivos a otra, una vez que estos han cumplido las funciones legales, administrativas o contables, asi como el plazo de permanencia fijado en cada una de las etapas de su ciclo vital.

Las transferencias documentales, ya sean en soporte papel o electrónicas es uno de los procesos de archivos de suma importancia, que debe dominar en toda su complejidad el personal que trabaja en los archivos, ya profesionales en Ciencias de la información, Archivistas, Tecnológos y técnicos profesionales en archivistica.

De la realizacion de una transferencia documental, es una forma técnica, depende en alto grado la organizacion y la entrega oportuna de la informacion, en los archivos centrales y en los depositos de archivos. Es por esto que tanto los oficinista y el personal de los archivos deben estar concientizados de realizar trasferencias en forma planeadas y sujetas a una norma o procedimientos estandarizado.

Las transferencias documentales permiten:

• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacion
  
• Evitar la producción y acumulacion irracional de documentos
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentacion
• Solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras
• Guardar precaucional o definitivamente la documentacion, en las mejores condiciones de conservacion.

Las entidades oficiales que vayan a realizar transferencias de documentos que hayan cumplido su primera fase; y que en su segunda fase, una vez realizados los procesos de selección y valoración ameriten su conservación permanente deberán cumplir con los siguientes requisitos, en concordancia con los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997:

• Incluirse en un plan de transferencias al Archivo que corresponda, con su tipología documental y series perfectamente identificadas.
• Tener la autorización de las Transferencias parte de un Comite de Archivos; el cual debe conformarse deacuerdo a lo estipulado en el articulo 4 del Acuerdo 12 de 1995 de Junta Directiva del Archivo General de la Nacion.
• Tener las Tablas de retención documental debidamente aprobadas por el Comité de Archivos y establezcan los tiempos de retencion en los Archivos de Gestión y el Archivo Central
• Realizar un inventario de las series docuementales a transferir, en le cual se refleja la clasificacion, ordenacion y descripcion de la documentacion ecada unidad administrativa
• Realizar una respectiva acta de entrega