Los retos que plantea la administración moderna y las exigencias que las organizaciones tienen por responder más efcicientemente a las necesidades de los usuarios de la información, con archivos o centros de información capaces de responder a un pasado, presente y futuro institucional; libres de problemas tales como; sobreproducción documental, sobrecostos, deterioro de la memoria institucional, uso de tecnologías aisladas; hacen necesario involucrar dentro de los procesos de Gestión documental el concepto de "Sistemas de Calidad"
Para solictar una certificación ISO 9000 y alcanzar altos estándares de funcionamiento en la Gestión Documental se deben tener procesos debidamente documentados y normalizados; tener manuales de funciones y de procedimientos; poseer sistemas integrados de información y Tablas de Retencion Documental implementadas; para lo cual el Archivo Central debe constituirse en el eje integrador de la información que manejan las dependencias y ser el "ejecutor de politicas"y procedimientos que deben estar incluidos en los sistemas de calidad que haya desarrollado la empresa.
La Norma ISO 15489 es el primer proyecto de norma que establece sistematicamente, principios, métodos y formas de trabajo en la gestión de dopcumentos. La finalidad de esta norma es establecer procedimientos de las organizaciones públicas y privadas, aplicando sistemas de calidad para que sus servicio administrativo sea útil para quienes lo utilizan.
Normalizar la Gestión Documental bajo de la Norma ISO 15489, -que acoge la metodología establecida para la realización de PGD reglamentada por el Archivo General de la Nación-será el inició para que en Colombia los archivos públicos sometidos a la inconstancia del vaiven político adquieran sólidez y una optima organización.
Para solictar una certificación ISO 9000 y alcanzar altos estándares de funcionamiento en la Gestión Documental se deben tener procesos debidamente documentados y normalizados; tener manuales de funciones y de procedimientos; poseer sistemas integrados de información y Tablas de Retencion Documental implementadas; para lo cual el Archivo Central debe constituirse en el eje integrador de la información que manejan las dependencias y ser el "ejecutor de politicas"y procedimientos que deben estar incluidos en los sistemas de calidad que haya desarrollado la empresa.
La Norma ISO 15489 es el primer proyecto de norma que establece sistematicamente, principios, métodos y formas de trabajo en la gestión de dopcumentos. La finalidad de esta norma es establecer procedimientos de las organizaciones públicas y privadas, aplicando sistemas de calidad para que sus servicio administrativo sea útil para quienes lo utilizan.
Normalizar la Gestión Documental bajo de la Norma ISO 15489, -que acoge la metodología establecida para la realización de PGD reglamentada por el Archivo General de la Nación-será el inició para que en Colombia los archivos públicos sometidos a la inconstancia del vaiven político adquieran sólidez y una optima organización.
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